Poniżej przedstawiono listę dokumentów, które mogą potwierdzać legalne pochodzenie zgłaszanych do rejestru okazów zwierząt. Należy jednak pamiętać, że w żadnym wypadku nie jest to lista dokumentów, które należy automatycznie uznawać za wystarczające do wykazania, że okaz ma legalne pochodzenie. Za spełnienie warunku podanego w art. 64 ust 6 ustawy o ochronie przyrody można uznać jedynie dostarczenie kompletu dokumentów, umożliwiających ocenę dotyczącą legalnego pochodzenia. Czasami może to być jeden dokument (np. „kopia dla posiadacza” zezwolenia na import okazu, wystawiona na zgłaszającego okaz do rejestru), a czasami takich dokumentów potrzeba będzie wiele. Np. w przypadku jastrzębia odłowionego na wolności przez osobę X, zgłaszanego do rejestru przez osobę Y, mogą to być następujące 4 uzupełniające się dokumenty:

• zezwolenie Ministra Środowiska na odłowienie i posiadanie jastrzębia przez osobę X, 
• zezwolenie Ministra Środowiska na przewóz i posiadanie jastrzębia przez osobę Y, 
• wspólnotowe świadectwo dla przewozu żywego okazu do nowej lokalizacji u osoby Y, 
• umowa darowizny (lub użyczenia) okazu przez osobę X osobie Y.

     Lista dokumentów, mogących potwierdzać pochodzenie zgłaszanych do rejestru zwierząt:
a. Oryginał lub oryginalna kopia dla posiadacza (rodzaj dokumentu będzie zależał od gatunku, kraju pochodzenia oraz daty przywozu):  

• zezwolenia CITES na import do Polski lub jednego z krajów Wspólnoty, 
• zezwolenia CITES na eksport okazu z innego kraju pochodzenia,
• świadectwa CITES powrotnego wywozu okazu z innego kraju,
• wspólnotowego zgłoszenia importowego, 
• świadectwa CITES legalnego pochodzenia, wydanego przez właściwy do tego organ kraju wywozu lub powrotnego wywozu (spoza UE).

     Na każdym z tych dokumentów musi znajdować się potwierdzenie służb celnych, że zgłoszono przywóz podczas przekraczania granicy Polski lub Wspólnoty (dokumenty mogą świadczyć o legalnym wwiezieniu okazu na teren Polski lub innego kraju UE).
b. Dokument potwierdzający, że zwierzę z taksonu rodzimego zostało legalnie schwytane w Polsce lub innym kraju (np. zezwolenie właściwego organu na schwytanie w środowisku zwierzęcia objętego ochroną gatunkową lub dowody, że zwierzę zostało legalnie schwytane przed objęciem go ochroną gatunkową).
c. Dokumenty potwierdzające, że dany okaz z gatunku obcego faunie Polski lub innego państwa Wspólnoty został w nim legalnie schwytany, a jego pochodzenie w tym państwie nie jest znane (mogą to być np. zeznania świadków, dokumentacja fotograficzne itp.). Okazy uzyskane w ten sposób nie mogą być przedmiotem wykorzystania komercyjnego (szczegóły w poradniku dla pracowników starostw powiatowych „Rejestracja zwierząt chronionych na podstawie prawa Unii Europejskiej” - rozdział XI punkt 4 i przypis do niego).
d. Zezwolenie na czynności objęte zakazami innymi niż odłów (np. posiadanie, sprzedaż, kupno, transport) w odniesieniu do taksonów objętych w Polsce ochroną gatunkową, wydane przez: Ministra Środowiska w przypadku ochrony częściowej lub ścisłej, albo wojewody w przypadku ochrony częściowej.
e. Jedno ze wspólnotowych świadectw, np.: dla wystawy objazdowej, własności osobistej, przewozu żywych okazów, do użytku handlowego. Każde z tych świadectw może poświadczać inne fakty - w zależności od ich rodzaju i zawartych w nich informacji i zastrzeżeń. Zakres informacji, o których mogą świadczyć, wynika przede wszystkim z przepisów rozporządzenia Komisji nr 865/2006.
f. Dokument świadczący o urodzeniu tego zwierzęcia w niewoli. Przy analizie tego, do czego uprawnia taki dokument, należy zwrócić uwagę przede wszystkim na:  

• datę urodzenia. 
• spełnienie (bądź nie) warunków umożliwiających uznanie okazu za urodzonego i wyhodowanego w niewoli zgodnie z prawodawstwem obowiązującym w zakresie ochrony dzikiej fauny i flory, w tym w szczególności art. 54 rozporządzenia Komisji nr 865/2006 oraz Rezolucji CITES nr 10.16.

     Obecnie w Polsce organem właściwym do wydawania zaświadczeń o urodzeniu w niewoli jest powiatowy lekarz weterynarii. Jednak dla wykazania spełnienia wszystkich warunków określonych w CITES i prawodawstwie wspólnotowym (niezbędne w przypadku komercyjnego wykorzystywania okazu) może być konieczne przedstawienie także innych dokumentów - np. świadczących o pochodzeniu rodziców oraz dotyczących warunków prowadzenia hodowli lub liczby otrzymanych w niej pokoleń danego gatunku. Dokumentem potwierdzającym pochodzenie w hodowli może być także wypis z rejestru hodowlanego ogrodu zoologicznego (np. raport ARKS) - on także wymaga analizy pod kątem spełnienia wspomnianych wyżej warunków.
g. Zaświadczenie o wpisaniu zwierzęcia do rejestru prowadzonego przez starostę na podstawie przepisów przejściowych.
h. Faktura, rachunek, umowa kupna lub darowizny albo inny dokument potwierdzający w sposób nie budzący wątpliwości wejście w posiadanie okazu na terenie Polski lub WE przed objęciem gatunku, do którego należy, przepisami UE lub CITES (czyli przed 1 lipca 1975 r. albo przed dniem, w którym dany gatunek został dodany do załącznika CITES lub aneksu rozporządzenia wspólnotowego).
i. Dokument potwierdzający w sposób nie budzący wątpliwości, że to konkretne zwierzę gatunku obcego rodzimej faunie znajdowało się w Polsce przed wejściem w naszym kraju w życie przepisów CITES, czyli przed 12 marca 1990 r., np. faktura zakupu z podaniem oznakowania lub cech szczególnych, dokumentacja weterynaryjna.
j. Dokument potwierdzający w sposób nie budzący wątpliwości, że to konkretne zwierzę objęte przepisami WE, lecz nie objętego CITES (np. żółw czerwonolicy) znajdowało się w Polsce lub w innym z państw nowoprzyjętych do UE przed dniem akcesji, np. faktura zakupu z podaniem oznakowania lub cech szczególnych, dokumentacja związana z oznakowaniem, zaświadczenie o rejestracji u starosty.
k. Dokument potwierdzający, że w stosunku do okazu zasądzono przepadek na terenie Polski lub innego państwa Wspólnoty, a następnie został przez właściwy dla danego państwa organ:  

• wprowadzony do obrotu zgodnie z art. 8 ust. 9 Rozp. nr 338/97, albo 
• przekazany nieodpłatnie w posiadanie (np. w depozyt).

l. Inne dokumenty świadczące o sposobie wejścia w posiadanie zwierzęcia np. umowa darowizny lub użyczenia, dokumenty wskazujące na otrzymanie okazu w spadku, faktury, rachunki, inna dokumentacja dotycząca transakcji (potrzebne przede wszystkim do oceny legalności wejścia w posiadanie okazu, o której mowa w podrozdziale VIII.1, punkt C).
m. Dokument uznawany przez inne państwo członkowskie, jako wystarczający dowód świadczący o legalnym pochodzeniu okazu. W razie wątpliwości, należy potwierdzić, czy dokument spełnia ten warunek. Można to zrobić zwracając się z pytaniem bezpośrednio do organu zarządzającego odpowiedniego państwa lub za pośrednictwem polskiego Ministerstwa Środowiska.